Kuinka tilasuunnittelu tukee merkityksellisempää työpäivää?

Tulevaisuuden työelämään kaivataan merkityksellisyyttä, sillä ura- ja onnellisuuspaineet aiheuttavat työuupumusta jo monille alle 30-vuotiaille. Vaikka työuupumuksen oireet värittävät monen arkea ja kiireestä on tullut uusi normi, voi työn ja vapaa-ajan hallintaa voi edistää myös tilasuunnittelun ja työympäristökehityksen keinoin.

Noin joka neljäs suomalainen kokee työuupumuksen oireita uransa aikana. Tunteiden kirjoon kuuluvat esimerkiksi väsymys, kyynisyys, ahdistuneisuus ja alentunut ammatillinen itsetunto. Onneksi väsymyksen ja ylikuorman haasteista puhutaan yhä enemmän avoimesti ja henkilöstön hyvinvoinnista on tullut erottava tekijä nopeasti kehittyvillä työmarkkinoilla. Osana hyvinvoinnin tukemista on hyvä kiinnittää huomiota tilojen ja työpäivän normien toimivuuteen.

Kuinka sitten muotoilla merkityksellisempi, paremmin omaa jaksamista tukeva työpäivä? Ja miten tilasuunnittelulla voidaan vaikuttaa tähän?

Merkityksellinen työ ja oman roolin löytäminen työyhteisössä

Sekä työntekijät että esimiehet ovat sitä mieltä, että tärkeimmät hyvinvointiin vaikuttavat tekijät ovat merkityksellinen työ ja yksilön rooli työyhteisössä. Merkityksellisyys vaikuttaa myös omanarvontunteeseen ja identiteettiin: kun työllä on merkitystä, myös itsellä koetaan olevan merkitystä. Miten omaa merkityksellisyyden tunnetta sitten voitaisiin edistää tilasuunnittelun ja työympäristökehityksen keinoin?

Kohtaamisia tukevat tilat edistävät yhteenkuuluvuutta ja helpottavat oman paikan löytämistä työyhteisössä.

Tila on aina olemassa ihmisiä varten. Kohinan perustajan, arkkitehti Susanna Kallion, mukaan avainasemassa paremman työpäiväkokemuksen luomisessa ovat yksilöllisiä kokemuksia, yhteenkuuluvuutta ja oppimisen mahdollisuuksia tukevat tilat. Kokemuksista, positiivisista tunteista ja luovuudesta on tullut monille merkityksellisyyden lähde, joita kaivataan ympäröivän digitaalisen maailman vastapainoksi.

Kokemuksia, yhteenkuuluvuutta ja oppimista tukevat tilat

Jokaisen ihmisen kokemus tilasta on yksilöllinen. Suunnittelussa pyritään tunnistamaan erilaisia työntekijäprofiileita ja luomaan tilat, jotka palvelevat heidän tarpeitaan. Tärkeää onkin tunnistaa ero perinteisen avokonttorin ja monitilatoimiston välillä.  Monitilatoimistossa työnteon paikka valitaan oman tehtävän ja fiiliksen mukaan – kaikki eivät siis istu jatkuvasti samassa avonaisessa tilassa.

”Työn tekeminen on erilaista ja ihmiset ovat erilaisia – monitilaratkaisu antaa vapauden valita paikkansa oman mieltymyksensä mukaan. Tiimien on sovittava keskenään työn tekemisestä ja tilan käytännöistä.” – Juha Rita, työympäristökehittäjä, Kohina.

Yhteenkuuluvuutta voidaan lisätä sopimalla yhteisistä pelisäännöistä ja luomalla kohtaamisia tukevia tiloja. Ihmisiä voidaan ohjata käyttämään tarpeen tullen esimerkiksi puhelinkoppeja, pikaneuvottelutiloja sekä vastaavasti vetäytymistiloja ja muita keskittymistä vaativaan työhön suunniteltuja paikkoja. Toimiston viihtyisyys ja yhteenkuuluvuus kasvaa ylimääräisen hälyn ja keskeytysten vähentyessä.

Yhteiset pelisäännöt eri tyyppisten tilojen käytöstä edistävät yhteishenkeä. Esimerkiksi akustoidut ”kontit” ovat omiaan nopeisiin pikapalavereihin, ajatusten vaihtamiseen ja toisilta oppimiseen työpäivän lomassa.

Erilaisten työntekijäprofiilien huomioimisen ja pelisääntöjen sopimisen lisäksi on hyvä muistaa epävirallisemmat kohtaamispaikat, jotka edistävät ajatustenvaihtoa ja oppimista yli tiimirajojen. Kansainvälisten tutkimusten mukaan erityisesti milleniaalit arvostavat uuden oppimista sekä palautteen saamista, työn mielekkyyttä ja joustavia työaikoja. Kohinan työympäristökehittäjä Juha Ritan mukaan näitä työn mielekkyyteen ja ajankäyttöön liittyviä osa-alueita voidaan parantaa ”oman elämän muotoilu” -ajattelulla. Keskeisiksi käsitteiksi Rita nostaa kaksi asiaa: työn imun ja fiksummat valinnat.

Työn imu ja fiksumpi työelämä

Perinteinen työhyvinvointikeskustelu perustuu kuormittavien häiriötekijöiden poistamiseen ihmisten elämästä. Kuormittavuuden poistamisen lisäksi pitäisi tutkia myös niitä asioita, joista ihmiset innostuvat työssään ja pyrkiä ruokkimaan niitä. Siihen suuntaan ollaankin tällä hetkellä menossa, ”työn imu” kiinnostaa.

“Tarkoitus ei ole poistaa työstä kaikkea kiirettä tai stressaavuutta, koska se ruokkii meitä omalla tavallaan eteenpäin. Kiireisen ja innostavan työn vastapainoksi (flow) tarvitaan hidasta ja rutiininomaista työtä. Kumpikaan yksin ei ole hyvä.” – Juha Rita

Toisaalta on tärkeää pyrkiä tekemään työtä fiksummin, Rita huomauttaa. Muuttuva työelämä mahdollistaa paremman tasapainon työn ja arkielämän välille. Ihmisten on helpompaa tehdä valintoja siitä, missä kulloinkin on järkevää tehdä töitä. Esimerkiksi etäpäivä on luontainen valinta, jos on ennakoitu huonoa säätä tai ruuhkissa jonottamista.

Mikä tekee sinun työstäsi merkityksellistä? Millä pienillä muutoksilla voisit siirtyä kiireen tunnusta kohti merkityksellisempää työpäiväkokemusta?

Viisi askelta kohti merkityksellisempää työpäivää:

  1. Kiinnitä huomiota yksilölliseen kokemukseesi tilasta. Valitse itsellesi sopivin paikka tehdä työtä. Hyödynnä monitilatoimiston eri vyöhykkeet ja kuuntele omaa fiilistäsi.
  2. Ehdota yhteisten pelisääntöjen sopimista. Tiloja käyttävät aina ihmiset, joilla on erilaisia tarpeita ja näkemyksiä – yhteinen sävel edistää työhyvinvointia.
  3. Havainnoi oppimisen mahdollisuuksia tilan sekä toimenkuvasi ja oman ajankäyttösi suhteen.
  4. Pohdi, mistä sinä innostut työssäsi. Pyri lisäämään työn imua rakentavia tekijöitä työpäivääsi stressitekijöiden vähentämisen lisäksi.
  5. Kokeile joustavampia työaikoja ja fiksumpaa työtä. Jaksota työ oman arkesi ympärille. Kokeile viettää vaihteeksi etäpäivä kokemuksellisessa, inspiroivassa ympäristössä.

Tämä teksti on jatkoa Hyvinvointia edistävä tilasuunnittelu -blogisarjallemme. Sen aikaisemmat osat käsittelivät hyvinvoinnin 8 ulottuvuutta ja hyvinvointia tukevien tilojen suunnittelua.

Lähteet: ZEF Suuri hyvinvointitutkimus 2018, Terveyskirjasto, Helsingin Sanomat, Sitra megatrendit 2018.

Teksti Kohinan asiakkuus- ja viestintäkoordinaattori Jenny Soldan, kuvat Kohina.