Kohina-monitilatoimisto-työtila-tyhjä-etäkokous-sisustusarkkitehtitoimisto

Laadukas etäkokous – työympäristökehittäjän viisi vinkkiä

Viimeinen vilkaisu peiliin: paita on siisti, verkkarit eivät näy. Voi napsauttaa Teams-kokouksen käyntiin ja laittaa kameran päälle. Näissä merkeissä ovat kuluneet pari viimeistä viikkoa: kokoukset ja työskentely kollegoiden kanssa ovat vaihtuneet online-kokouksiin. Olen kokeillut erilaisia työskentelytapoja parityöskentelystä aina 70 henkilön työpajoihin asti. Tässä viisi vinkkiä, joilla olen itse onnistunut samaan online-kokouksista laadukkaampia.

1. Hyödynnä perinteisten kokousten hyveet

Ensimmäinen vinkki on perinteisten kasvokkaisten kokousten maailmasta tuttu. Kokousten hyveet toimivat myös verkkokokouksissa: Pääset pitkälle, kun valmistelet kokouksen hyvin. Selkeät tavoitteet, napakka eteneminen ja erityisesti sovittujen tehtävien sekä tehtyjen päätösten kirjaaminen muistiin pelastavat valtaosan kokouksista.

2. Tutustu työkaluihin

Toinen vinkki liittyy työkaluihin. Online-kokouksen keinot vuorovaikutukseen ovat paljon monipuolisemmat kuin aluksi vaikuttaa. Kameran käyttö kannattaa ainakin esittäydyttäessä ja kuulumisia vaihdettaessa – on kiva nähdä, kenen kanssa juttelee. Jos työskentelet sellaisen ryhmän kanssa, jota et tunne entuudestaan, asiasta voi vihjata jo agendassa. Chat toimii hyvin, kun sillä pyytää kommentteja esitykseen. Isossakin ryhmässä monet kirjoittavat helposti, vaikka kaikki eivät halua sanoa mielipidettään ääneen. Useissa ohjelmissa on myös erilaisia äänestys- ja kommentointityökaluja, joilla voit pyytää osallistujia ottamaan kantaa esityksen aikana. Näitä työkaluja käyttämällä voit pitää osallistujat aktiivisina, eikä kukaan lipsahda yhtä helposti omaan sähköpostiin tai tekemään muita töitä kokoukset aikana.

3. Muista hengähtää

Kolmas vinkki on luonteeltaan vähemmän tehokas. Online-kokouksiin tulee helposti tavoitteellinen ilmapiiri. ”Mitäs me täällä istuskellaan, jos tässä ei nyt mitään ole?” Monet ovatkin olleet tyytyväisiä virtuaalisten kahvihetkien pitämiseen, kun oman tiimin kanssa tapaa nyt harvemmin. Vapaamuotoinen vuorovaikutus jää usein etätyöskentelyssä hyvin vähäiseksi. Välillä keskusteltavat asiat nousevat ihan itsestään tapaamisen aikana. Jos mitään varsinaista käsiteltävää ei ole, voi olla hauska vaihtaa vaan kuulumiset työkavereiden kanssa.

4. Jaa ideoita

Varsinkin ideointikokouksissa ja työpajoissa jaetut dokumentit ovat hyvä keino saada kaikki mukaan tekemiseen. Ja tässä on muuten työskentelytapa, joka ei onnistu kasvokkaisessa kokouksessa. Jaettujen dokumenttien avulla voi jakaa kokouksen työskentelemään yksin tai pienissä ryhmissä. Sen jälkeen voidaan lukea ja kommentoida ja kehittää toisten ideoita eteenpäin yhdessä. Kaikki työskentely tulee saman tien dokumentoitua jatkoa varten. Dynamiikka on ihan erilainen kuin perinteisessä kokouksessa, jossa kukin puhuu vuorollaan.

5. Pohdi kokouksen tarpeellisuutta

Viimeinen vinkki liittyy myös jaettuihin dokumentteihin. Alkuinnostuksen jälkeen saattaa alkaa tuntua siltä, että online-kokouksiakin on vain yksinkertaisesti liian monta päivän aikana. Kannattaa aina miettiä, tarvitseeko kokous oikeasti järjestää vai onko asian työstämistä varten parempi keino. Jaetut dokumentit auttavat kokousten valmistelussa ja nopeuttavat niitä. Sen sijaan, että kaikki kokoontuvat miettimään asiaa samalla hetkellä, voit pyytää kollegoiltasi kommentteja jaettuun dokumenttiin. Kokouksen sijaan voit esimerkiksi varata ajan heidän kalenteristaan dokumentin työstämistä varten. Voi olla, ettei kokousta tarvita ollenkaan tai ainakin kaikki saapuvat siihen paremmin valmistautuneina ja itse kokous sujuu nopeammin. Luultavasti käsiteltävä asiakin on jalostunut muutaman askeleen pidemmälle.

Näitä vinkkejä kannattaa kokeilla – online-kokousten pitäminen muuttuu sujuvammaksi vähitellen. Muutaman viikon päästä tarkoitukseni on pohtia blogissa sitä, minkälaisia pidemmälle meneviä työn muutoksen trendejä tämä kevät jättää jälkeensä.

Tällä välin voit kurkata aiemmin kirjoittamiani ajatuksia tulevaisuuden toimistosta tai kestävästä suunnittelusta, joka pitää pintansa myös epävarmoina aikoina.

16.04.2020
Teksti Juha Rita
Kuva Kohina