fbpx
työympäristö-layout-uusi normaali-hybridityöympäristö-blogi-pääkuva-Kohina

Työympäristöjen uusi normaali – huomioi ainakin nämä

Jatketaanko etätöitä vai onko kaikkien aika palata toimistolle? Moni on yhä odottavalla kannalla ja kaipaa tietoa siitä, mitä tehdä. Kaivoimme kristallipallomme esiin ja ideoimme käytännön ratkaisuja tulevaisuuden toimistoihin ja työntekoon. Keräsimme alle konkreettisia ideoita siitä, mitä yritysten kannattaa huomioida koronakriisin aikana ja sen jälkeen.

1. Yhdistä fyysiset tilat ja etätyö

Koronapandemian sysäämä työn tekemisen muutos ja etätyöskentelyn kasvu eivät jää ohimeneviksi ilmiöiksi. Edelläkävijäyritykset ovat jo hahmottamassa tuoreita toimintamalleja, joissa suurten toimitilojen kiinteitä kustannuksia karsitaan yhdistämällä järkevästi etätyöskentely ja yhteisessä fyysisessä tilassa tapahtuva työ. Lähitulevaisuuden haasteena onkin ”uusi normaali” eli etätyön ja toimistolla tapahtuvan työn sovittaminen paremmin yhteen ja töissä tarvittavien tilojen varaaminen.

”Uusi toimintatapa edellyttää eri työpisteiden – niin etätyöpisteiden kuin yhteisten tilojenkin – muuttuvaa tilasuunnittelua, tilamitoitusta, kalustusta ja varustusta sekä uusia työyhteisön pelisääntöjä, Kohinan toimitusjohtaja Susanna Kallio täsmentää.

2. Varmista toimiston oikea koko

Samalla kun etätyö yleistyy, on toimistojen tulevaisuudesta väläytelty skenaarioita laidasta laitaan. Jo pitkään jatkunut monitilatoimistoihin siirtyminen ja tilojen tehostaminen saavat uuden sysäyksen, kun valtaosa työskentelee etänä. Toisaalta etätyö voi käydä ajoittain yksinäiseksi ja toimistolle halutaan tulla kohtaamaan työkavereita turvallisessa ympäristössä. Toimistosta luopumisen sijaan kannattaakin keskittyä selvittämään, minkä verran toimistotilaa tulevaisuudessa tarvitaan ja mihin tarkoitukseen. Toimistotilan mitoitusta ja neliömäärää voi tarkastella ketterästi esimerkiksi kehittämämme tilaohjelmatyökalun avulla.

3. Huomioi sijoittelu ja työskentelytavat

Toimiston koon lisäksi kannattaa huomio suunnata sen toiminnallisuuksiin ja työn tekemisen tapoihin. Miten pöydät on sijoiteltu ja kuka istuu missäkin? Tarvitaanko lisää rajaavaa kalustusta tai opasteita tilojen käytöstä? Kuka työskentelee kenen kanssa ja missä ihmiset viettävät aikaa? Miten tilaa voidaan muokata tarpeen mukaan? Kalustuksen sijoittelulla, turvaväleillä ja antibakteerisilla materiaalivalinnoilla voidaan jatkossakin ehkäistä pöpöjen leviämistä. Muita hyviä esimerkkejä ovat kosketusvapaa kulku ja laitteiden käyttö, sekä ohjeistuksien ja sijoittelun tarkistaminen tilanteen mukaan.

4. Täsmennä etätyöohjeistus ja pelisäännöt

Erilaisista etätyökaluista ja niihin liittyvistä toimintatavoista on tullut nopeasti arkisen työn valtavirtaa. Etätyöskentelyn monet hyödyt, kuten työn joustavuus, työmatkoihin käytetyn ajan säästö ja yksilöllisten työtapojen kunnioittaminen ovat tulleet työnantajille ilmeisiksi. Etätyön lisääminen vaatii kuitenkin uudenlaisen lähestymistavan yhteiseen työskentelyyn ja sääntöihin. Kuinka paljon etätyötä saa tehdä? Sovitaanko tietyt päivät, jolloin kaikki ovat toimistolla? Mitkä ovat pääsääntöiset kanavat, joissa kommunikoidaan? Mistä tarvittava tieto löytyy? Tämän tyyppiset yhteiset käytännöt on hyvä teroittaa etätyön sujuvuuden varmistamiseksi.

”Toimintatavat ja pelisäännöt työskentelylle ovat usein improvisoituja. Jo tällä hetkellä on nähtävissä yritysten kasvava ymmärrys, että hybridityön toimivuus edellyttää uusia toimintamalleja, työkaluja ja palveluita työympäristöjen kehittämiseksi”, Susanna Kallio toteaa.

5. Johda työkulttuuria

Nopea ja pakollinen muutos etätyöskentelyyn on asettanut haasteita yhteisöllisyydelle ja työkulttuurille. Etätyöympäristöjen pitäisi tukea tehokkaan yksilöllisen työn ohella myös sujuvaa tiimityötä ja hyvinvointia. Tällä hetkellä etätyöskentely on usein edistänyt työyhteisön siiloutumista, ja työympäristön sosiaalinen ulottuvuus ja yhteisöllinen työskentelykulttuuri ovat kärsineet. Tilanne edellyttää työprosessien kehittämistä ja työyhteisön sosiaalisten ulottuvuuksien nivomista myös virtuaalisiin ympäristöihin. Esillä on ollut monia näppäriä ideoita työkulttuurin vaalimiselle, kuten virtuaalisen ilmapiirin kehittämisen vastuutus, koronakeittokirja sekä yhteiset teams-kemut, etäkahvit ja -taputukset. Toimistolle palaamisen yhteydessä on hyvä tilaisuus päivittää sekä kulttuuria että tiloja.

Askarruttaako uusi normaali? Pohditko toimiston koon optimointia, etätyön käytäntöjä tai vaikkapa toimistolle palaamista ja siihen liittyviä pelisääntöjä? Ota meihin yhteyttä, niin etsitään teille sopiva ratkaisu yhdessä.


Kuva Kohina