fbpx
työympäristö-hybridityö-3d-mallinnus-vr-teknologia-kohina-pääkuva

Työympäristöt vuonna 2021 – mikä oikeasti muuttuu?

Viime vuosi oli myllerryksen aikaa: pandemia vauhditti etätyöhön siirtymistä ja monessa yrityksessä herättiin pohtimaan toimiston ja muiden työympäristöjen, kuten kotitoimiston, tulevaisuutta. Samalla perinteisen toimiston rooli muuttuu. Vuodesta 2010 jatkunut monitilatoimistojen voittokulku saa hybriditoimistosta haastajan. Etä- ja läsnätyön yhdistämisestä eli niin sanotusta hybridityöstä on tullut monessa yrityksessä arkipäivää. Myös digiloikka on todennäköisesti tavoittanut kaikki, eikä vanhaan enää haluta palata.

Mikä sitten oikeasti muuttuu? Miten toimiston rooli kehittyy ja mitä uutta niin sanottu hybriditoimisto tuo työympäristöihin ja työn tekemiseen?

Vipinää kinttuihin, hybridityö on jo täällä

Digitaalisuus, vastuullisuus, koronapandemia… Kaikille tutut suuret muutosvoimat jylläävät edelleen. Kuten aiemmin vastuullisuuden viemisessä yritysten strategiasta ja juhlapuheista käytäntöön, on sama työnsarka edessä työympäristöjen muutosten läpiviennissä. Vuosi 2020 vietettiin pitkälti muutoksen pyörteissä ja perusasioiden, kuten työntekijöiden turvallisuuden ja etätyön mahdollistamisen, parissa. Tuoleja huputettiin, pöytiä poistettiin käytöstä ja työntekijöitä ohjeistettiin uuden tyyppiseen työntekoon. Lisäksi jo lähes 80 prosenttia suomalaisyrityksistä tarjoaa työntekijöilleen joustavia etätyökäytäntöjä1.

Pidemmän aikavälin käytännön teot jäivät kuitenkin monessa yrityksessä odottamaan vuoden vaihtumista, ymmärrettävästi. Nyt on aika kääntää katse uuteen ja antaa itselle lupa visioida. Mitä juuri teidän työympäristönne voisi tarjota ja miten se linkittyy työntekijäkokemukseen ja brändiin? Mitä teidän työntekijänne toivovat, mikä heidät innostaa tulemaan toimistolle jatkossa? Alla muutama ehdotus.

Pääkonttori, hubeja, co-wörkingiä: löydä oikea mix

Jatkossa työskennellään entistä selkeämmin eri paikoista käsin. Työtä tehdään paitsi viime vuoden aikana tutuksi tulleessa kotitoimistossa, myös esimerkiksi co-working -tiloissa ja kesämökeillä. Entistä useampi yritys harkitsee lisäksi niin sanotun satelliittitoimipisteen perustamista. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että pääkonttorin lisäksi vuokrataan joustavia, pienempiä tiloja lähempää työntekijöiden koteja, jolloin arjen ja työn yhteensovittaminen helpottuu. Tiedätkö, missä teidän työntekijänne asuvat? Voisitteko harkita esimerkiksi pienemmän ns. satelliittitoimipisteen perustamista työntekijöiden työmatkojen solmukohtaan? Entä miten varmistetaan yrityskulttuurin kehittyminen, jos kaikki ovat eri paikoissa eri aikaan?

Toisaalta toimistolla tarvittavien paikkojen määrä vähenee, kun siellä ei enää työskennellä jokaisena työpäivänä viikossa. Yhä useammassa yrityksessä luovutaan omista nimetyistä työpisteistä, vähennetään työpisteiden määrää ja siirrytään kohti liikkuvampaa työskentelymallia myös toimiston sisällä. Työpisteiden määrän vähentäminen ei kuitenkaan tarkoita automaattisesti toimistojen koon pienenemistä. Työpisteiltä vapautuvaa tilaa käytetään sellaisten tilojen ja funktioiden rakentamiseen, joita ei kotoa löydy. Tällaisia ovat esimerkiksi projekti- ja tiimityötilat, kohtaamisia tukevat taukotilat sekä hiljaiseen työhön ja vetäytymiseen tarkoitetut tilat. Digitaaliseen vuorovaikutukseen, kuten Teams-palavereihin, soveltuvia tiloja ei myöskään pidä unohtaa. Mikä olisi villeintä, mitä teidän toimistolla voisi tehdä? Entä millainen työympäristö palvelee jatkossa teitä parhaiten?

<3 kollegat – toimiston rooli yhteistyön ja kohtaamisten paikkana korostuu

Villeydestä pääsemme takaisin perusasioihin: tuottavuus ei näyttäisi kärsineen etä- ja hybridityön myötä. Tiimien yhtenäisyys ja innovatiivisuus sen sijaan eivät ole yhtä helposti hallittavissa: yli 40 prosenttia suomalaisjohtajista on törmännyt haasteisiin vahvan yrityskulttuurin ja tiimihengen ylläpitämisessä1. Etätyön tekeminen voi käydä yksinäiseksi. Teams-kahvit, digijumpat ja muut yhteiset hetket ovat tärkeitä, mutta eivät korvaa kasvokkaisia kohtaamisia ja yhteistä innovointia.

Toimistolle tullaankin jatkossa ennen kaikkea vaihtamaan ajatuksia, tapaamaan kollegoita ja työstämään yhteistä ideointia ja kehitystyötä vaativia työtehtäviä. Monitilatoimiston ajatus siilojen rikkomisesta ei siis ole vielä kuopattu, vaan työ yhteisöllisyyden tukemiseksi jatkuu. Myös toiveet entistä muunneltavammasta työympäristöstä jatkavat voittokulkuaan. Toimistojen huonejakojen ja kalustuksen kannalta työn painopisteen muutos ei kuitenkaan välttämättä vaadi satojen tuhansien eurojen investointeja. Kevyemmilläkin muutoksilla pääsee alkuun. Esimerkiksi kokoushuoneiden jäykät pöydät voi korvata muunneltavammilla ratkaisuilla, lisätä seinille piirtopintoja yhteiseen ideointiin ja tarkistaa, että Teams-puheluille on varattu oma tilansa työrauhan takaamiseksi. Myös työympäristön yhteiset käytännöt kannattaa tuplatsekata – ovatko kaikki samaa mieltä siitä, miten missäkin tilassa toimitaan ja ovatko nämä ohjeistukset selkeästi näkyvillä?

Tuntuuko, että vaihtoehtoja on liikaa, etkä tiedä mistä aloittaa? Ei hätää, kokosimme alle listan tärkeimmistä muistettavista asioista hybridityön aikakautena.

Työympäristöt muuttuvat vauhdilla – huomioi nämä jatkossa:

Jos kaipaat lisää ideoita siitä, miten lähteä liikkeelle, lukaise tämä Viestimedian työympäristömuutosta käsittelevä artikkelimme. Jos taas pohditte vielä käytännönläheisiä muutoksia hygienian ja turvallisuuden suhteen, kannattaa tutustua tähän blogitekstiin.

21.01.21
teksti Jenny Soldan
kuva Kohina, 3D-mallinnus hybridiajan toimistosta

1 Microsoftin 2020 teettämä kysely etätyötavoista ja tulevaisuuden työnteosta Boston Consulting Groupilla ja KRC Researchilla