Muutosmatkana tehtiin jättimäinen loikka huonetoimistosta nykyaikaiseen hybridityöskentelyyn
Toimialan henkeen sopiva rouhea tunnelma syntyi Kohinan kohteeseen suunnittelemilla tila tilassa-elementeillä ja jättämällä näkyviin talotekniset installaatiot.
- Kohinan työhön kuuluivat pää- ja arkkitehtisuunnittelu, talotekniikan päivittäminen, rakennuslupa muutoksille, yhteensovittaminen LVIS- suunnittelun kanssa, keskittymistilat, fokustilat, pikapalaverien paikat: tiloihin lisättiin hybridityöhön liittyviä elementtejä
- Kohinan muutosprosessi räätälöitiin asiakkaan tarpeisiin, esiteltiin johtoryhmälle ja tavoitteet määriteltiin johdon kanssa tavoitteet, sekä henkilöstöä osallistettiin monin eri tavoin ja yrityksen sisäistä muutosviestintää tuettiin
- Käyttämällä Kohinan työympäristön muutosjohtamisen työkaluja ja tähän kohteeseen räätälöityä prosessia saavutettiin merkittävää muutosta.
Suunnitteluprojektin tavoitteena olivat myös henkilöstön hyvinvoinnin lisääminen ja yrityksen tilojen fiiliksen päivittäminen tulevaisuuteen katsoen.
Vahvana inspiraation lähteenä projektille oli yrityksen toimiala ja tiloihin haettiin industrial loft-henkeä sekä kestäviä ja vastuullisia ratkaisuja. Värivalinnoissa käytettiin brändin ilmeestä tuttuja sinistä ja punaista sisustukseen sopivina sävyinä. Suunnitelmissa panostettiin valaistukseen ja akustiikkaan. Merellinen sijainti inspiroi suunnittelun ilmeessä.
5000 m2
2022
Muu Suomi
Haaste
Asiakkaan työympäristöprojekti oli käynnistynyt jo vuotta aikaisemmin. Kuluneen vuoden aikana eri toimijat olivat tehneet selvityksiä ja kartoituksia, mutta johdon tahtotilan kiteyttäminen ja projektisuunnitelman rakentaminen olivat jääneet tekemättä. Kohinan ensimmäinen tehtävä olikin koota aikaisemmin tuotetusta materiaalista selkeä esitys, jonka avulla johdon työpajassa käytiin tavoitekeskustelu, josta saatiin projektille yhteinen päämäärä. Sen jälkeen laadittiin projektisuunnitelma, jossa esiteltiin askeleet työympäristön uudistamiseen organisaation eri tasoja osallistamalla.
Organisaatiossa haluttiin mahdollistaa vaihtuvissa projektitiimeissä toimiminen. Toimintatapa oli jo olemassa organisaation sisällä – työntekijät työskentelivät tiimeissä projekteissa tai vuosikellon mukaisesti, mutta istuivat linjaorganisaationsa mukaisesti rakennuksen eri kerroksissa ja siivissä. Edelleen jäivät käyttöön myös kotipesät ja niiden melko kiinteät istumapaikat.
Projektin onnistumisen kannalta oli tärkeää löytää alussa johdon yhteinen tahtotila – tässäkin projektissa oli mukana työntekijöitä eri puolilta organisaatiota, ja työntekijöiden tehtävät poikkeavat huomattavan paljon eri yksiköiden välillä. Osa tiloista oli myös remontoitu hiljattain ja osa työympäristöistä oli selvästi päivittämisen tarpeessa.
Projektissa oli haasteena organisaation työhön liittyvien turvallisuuskäytäntöjen huomioiminen. Työhön liittyvän luottamuksellisen aineiston käsittelyyn liittyvät säännökset tuli ottaa huomioon, ja työrauha herätti paljon keskustelua. Turvallisuutta korostavassa organisaatiossa muutosten läpivieminen edellyttää malttia huomioida työn tekemisen kannalta tärkeät asiat.
Hyöty
Suunnittelun tavoitteena oli luoda organisaation yksiköiden välille uudenlaista työtapaa, jossa työntekijät siirtyvät vaihtuvien projektiensa mukana työskentelemään projektitiiminsä kanssa samoihin tiloihin. Samalla joitain toimintoja keskitettiin toimitiloista eri puolilta keskuskonttorille, mikä paransi yksiköiden välistä synergiaa sekä tehosti tilankäyttöä. Lisäksi kiinnitettiin huomiota työntekijöiden hyvinvointiin suunnittelemalla kahvila, joka valikoimaa uudistettiin ja aukioloaikaa laajennettiin, mikä mahdollisti henkilöstön työskentelyn aikaisempaa joustavammin myös toimistotuntien jälkeen.
Vahvana inspiraation lähteenä projektille oli yrityksen toimiala ja tiloihin toimialan henkeen sopivaa ilmettä. Samalla sisäilmaongelmista kärsinyt tila muuttui halutuksi ja kutsuvaksi, hyvinvoivaksi hybridityötilaksi.
Muutosjohtamisen matkalla apuna käytetään mm. näitä Kohinan työympäristökehittämisen työkaluja
- Hybrid Work – työtapakysely – Nopea tapa kartoittaa henkilöstön näkemyksiä – lisätietoja tilojen suunnittelua ja muutosjohtamista varten
- Office Space Dimensioning – tilaohjelma – Tilahakua varten yhteenveto tilatarpeista ja tulevan toimiston neliöistä
- New Normal Strategy – johdon työpaja – Linjaukset toimitilamuutokselle, johdon yhteinen käsitys tavoitteista ja työkulttuurista
- Office Concept and Next Steps
– luonnossuunnittelu ja konseptointiprosessi – Kiteytettynä uuden toimiston konsepti ja visuaalinen ilme. Räätälöity toimenpide-ehdotus projektin jatkosta - Culture Hack -työpaja – Ehdotuksia uusista toimintamalleista hybridityön työkalupakkiin sekä toimintamalleihin liittyviä uusia tilallisia kehittämisideoita toimistokonseptiin.
- Hybrid Work Pocket Book – esimiehen opas – Tiimien työkalu hybridityön pelisääntöjen sopimiseksi
- House Rules -pelisääntötyöpaja – Työympäristön pelisäännöt toimivuuden ja viihtyvyyden lisäämiseksi, yhteinen henki hybridityölle ja henkilöstölle mahdollisuus tuoda esille ajatuksia ratkaisukeskeisessä ympäristössä
- Hybrid Pulse -seurantakysely – kun haluat pysyä pulssilla, miten työympäristösi toimii
Lataa esite
Anna yhteystietosi, niin saat ladattavan esitteen, jossa on 5 vinkkiä onnistuneeseen työympäristömuutokseen.
