Työympäristön muutos käyttäjän silmin – kokemuksia, mitä huomioida?

Työympäristön muutos on suuri satsaus yritykseltä ja kutkuttavaa aikaa jokaiselle. Vaikka olisi kuinka kokenut työntekijä, ei vastuuta toimiston muutosta tai uudistuksesta ole välttämättä omalle kohdalle osunut aiemmin. Yksityiskohtia ja tehtäviä päätöksiä riittää ja niitä hoidetaan monesti oman varsinaisen työnkuvan ohella. Myös uusi normaaali ja hybridityön käytännöt tuovat omat haasteensa toimistojen ylläpitoon ja uudistuksiin.

Mikä avuksi? Sukelsimme yhdessä asiakkaamme Sector Alarmin kanssa heidän toimistoprojektinsa saloihin ja kokosimme kokemuksia vastaavassa tilanteessa olevien avuksi.

Luota intuitioon, keskusteluta lähestymistavat

Vaikka työympäristöprojekteja ohjaavat kustannusraamit, ei henkilökemiaa pidä unohtaa. Projektin alkumetreillä syntynyt ensivaikutelma potentiaalisista kumppaneista saattaa auttaa päätöksessä. Luota omaan tuntumaan excelien lisäksi. Pohdi, kenen kanssa kommunikaatio sujuu parhaiten. Tuntuuko joku ymmärtävän teidän tarpeitanne heti alusta alkaen? Tilojen muutosprojektit ovat pitkiä ja keskusteltavia asioita on paljon, joten kumppani kannattaa valita huolella.

”Kun pyydettiin tarjouksia, niin hinnat oli hyvin erilaisia. – – Ihmisläheisyys ja käytännönläheisyys löytyi teiltä, tulitte samalle tasolle mitä me tehdään. Kuuntelemaan, oppimaan. Uskalsitte sanoa, jos jokin ei toimi, mutta kuunneltiin asiakkaan näkemys myös.”

– Operatiivinen johtaja, Sector Alarm

Kommunikaation ja tarjousten hinnan lisäksi kannattaa vertailla sisältöjä ja lähestymistapoja. Työympäristöjen muutosta voi ajatella puhtaasti euroina, kalusteina ja materiaaleina. Kannattavampaa on kuitenkin lähestyä projektia laajempana kulttuurin muutoksena ja keskusteluttaa saatujen tarjousten sisällöt. Se, mitä ollaan tekemässä, tarkentuu usein projektin aikana, joten tarjousvaiheessa sisällöt saattavat vaihdella suurestikin.

Selvitä tilojen perustaso ja panosta vuoropuheluun

Entäs budjetti? Paljonko toimiston faceliftiin tai laajempaan uudistukseen tulisi varata? Paljolti riippuu siitä, omistatteko omat tilanne vai oletteko vuokralla. Laajemmissa muutoksissa suurin osa kustannuksista koostuu urakoitsijan palkkiosta ja LVIS-muutoksista. Kalusteet, materiaalit ja varusteet voivat kuitenkin olla yllättävän kalliita myös niin sanotuissa facelifteissä, joissa tilat on vuokrattu ja ei tehdä rakenteellisia muutoksia. Kannattaakin selvittää vuokranantajalta tilojen perustaso ja ottaa sisustusarkkitehti mukaan keskusteluihin heti alusta alkaen.

Sector Alarmin projektissa kävimme aktiivista ja rehellistä keskustelua vuokranantajan ja projektitiimin kesken. Koska tehtäviä päätöksiä riittää, oli avoimesta kommunikaatiosta hyötyä. Jotta ylimääräisiltä iterointikierroksilta vältytään, kannattaa kertoa avoimesti ja mahdollisimman tarkasti, mikä suunnitelmissa miellyttää ja mikä ei ja mikä on mahdollista. Kansainvälisillä yrityksillä on usein globaali sisustuskonsepti, joka tässäkin tapauksessa lokalisoitiin. Sector Alarmlaisille suunniteltiin esimerkiksi tarkoin heidän ohjeistuksiaan ja standardejaan vastaava hälytyskeskus, mutta lokalisoitu kokonaisilme.

Uskalla innostua, paneudu käytännön tarpeisiin

Kuten muutokset yleensä, työympäristön projektit johdattavat tunteet ja ajatukset melkoiselle matkalle. Alun epävarmuuden ja ajoittaisten alhojen jälkeen vallitsee yleensä odottava innostus. Aletaan nähdä tilojen muutoksen linkki yrityksen strategiaan ja mahdollisuus vaikuttaa yrityskulttuuriin. Jotta innostuminen on mahdollista ja suurempi kuva alkaa hahmottua, toteutetaan henkilöstöä ja johtoa osallistavia työpajoja, havainnointia ja kyselyitä. Päävastuu näistä on yleensä suunnittelijalla, mutta esimerkiksi HR:n, IT:n ja markkinoinnin tuki auttaa suuresti.

”Saatiin hienosti toimimaan yhteistyö. Oli Groupin markkinointi, sisustussuunnittelija Groupin taholta ja oma sisustusohjeistus. Tilat ovat hyvännäköiset ja meidän näköiset, mikä on tosi tärkeetä. Tunnistetaan yhdeksi Sector Alarmin toimistoksi ja ovat ohjeistuksen mukaiset. Tämän lisäksi muutoksessa parasta oli erilaisten työskentelytapojen huomioiminen.”

– Markkinointijohtaja, Sector Alarm

Työympäristön muutos konkretisoituu yksityiskohtiin ja yksilöihin. Onko kaikilla riittävästi kaappitilaa? Miten eri tilatyyppejä käytetään? Mistä löydän jatkossa työpisteeni ja työkaverini? Näitä tarpeita on mahdollista kartoittaa jo alkuvaiheen työympäristökyselyssä, mutta usein ne kaipaavat täsmennystä vielä suunnittelun edetessä. Mikäli mahdollista, kannattaa selvittää henkilöstön eri osastojen ja yksilöiden tarpeita jo ennen työympäristömuutoksen aloittamista. Turhista kaapeista, mapeista, kalusteista ja vastaavista on hyvä hankkiutua eroon hyvissä ajoin. Jos toiveena on uudelleen käyttää olemassa olevia kalusteita, kannattaa niistä olla listaukset mittoineen olemassa.

Haluatko nähdä valmiin lopputuloksen? Kuvia Sectorin Alarmin uudesta toimistosta löydät täältä.

Askarruttaako mieltäsi toimiston muutto tai työympäristön uudistus? Soita tai laita meille sähköpostia, juttelemme mielellämme aiheesta lisää. Lue myös työympäristökehittäjä Juha Ritan mietteitä tulevaisuuden toimistosta.

Kuvat Riikka Kantinkoski