7 askelta onnistuneeseen tilasuunnitteluprosessiin

tilasuunnittelu_mash

Vietämme jopa 90 % päivästämme sisätiloissa, suurimmaksi osaksi eri toimistoissa. Oikeanlainen tilasuunnittelu on entistäkin tärkeämpää, tilat tukevat työntekoa ja menestystä. Onko teillä tarvetta tilojen päivittämiselle?

Mietityttääkö toimistollasi jokin näistä asioista?

  • Onko toimintanne kasvussa ja tarvitsette tilavammat ja raikkaat tilat?
  • Onko organisaatio siiloutunut ja eri osastot on sijoitettu kauas toisistaan?
  • Käykö tiloissanne asiakkaita, mutta neukkarit ovat aina täynnä?
  • Onko toimistolta vaikea löytää aluetta keskittymistä vaativaan työhön?
  • Kaipaatko tiloja, joissa voisit luontevasti kohdata työkavereitasi?
  • Ovatko yrityksesi tilat vanhanaikaiset, nolottaako tuoda vieraita tiloihinne?
  • Eikö yrityksesi brändi näy ja tunnu toimitiloissa?
  • Tuntuuko asetettujen tavoitteiden saavuttaminen vaikealta nykyisillä työnteon tavoilla?
  • Haluaisitko tehdä etätöitä, mutta työnteon tavat eivät tue sitä?
  • Ovatko etätyön kannustimet johtaneet siihen, että kukaan ei enää tule toimistolle?
  • Onko tilat hälyisät ja tunnelma levoton?
  • Ovatko toimitilojen neliöt huonosti käytössä?

Jos vastasit johonkin yllä olevista kysymyksistä kyllä, niin teillä on luultavasti tarve tilamuutokselle tai työympäristökehitykselle. Tilamuutos tehdään palvelemaan tilaa käyttäviä asiakkaita, henkilöstöä ja/tai muita intressitahoja. Tilasuunnittelu ja tilojen muutos on tärkeä ja pitkäaikainen investointi, jota kannattaa lähestyä alusta alkaen oikein. ”Hyvä tilasuunnitteluprosessi voi nopeuttaa hankkeen läpimenoa ja saa aikaan säästöjä”, Susanna Kallio, Kohinan luova johtaja kommentoi.

Millainen on hyvä tilasuunnittelun prosessi?

Tilasuunnittelun prosesseja ja muutoksen malleja on useita. Listasimme 10 vuoden kokemuksella meidän 7 askelta onnistuneeseen tilasuunnitteluprosessiin. 

1. Ymmärrä nykytilanne

Jotta projekti voidaan aloittaa, on tärkeä kartoittaa nykytilanne. Mikä työnteon tavoissa ja tiloissa toimii ja mikä ei? Millaisia toiveita sinulla ja kollegoillasi on? Ehkä henkilöstöllä on selkeitä toiveita, joiden avulla pääset alkuun. Nykytilan ymmärtäminen ja kartoittaminen on hyvä alku.

 2. Etsi oikea kumppani

Kun yrityksessä havaitaan tarpeita tilojen muuttamiselle, ensimmäinen askel on löytää sopiva kumppani, joka ymmärtää muutostarpeenne ja pystyy toteuttamaan sen kanssanne mallikkaasti. Oikean kumppanin tunnistaa siitä, että hän huomioi tilat, resurssit sekä lisäksi myös ihmiset. Tilasuunnittelu on paljolti myös yhteistyötä eri tahojen kanssa, joten näyttö eri tahojen kanssa työskentelystä on tärkeää. Lisäksi, valitse tilasuunnitteluun ja muutoksen läpivientiin luotettava kumppani, joka pystyy kiteyttämään olennaiset juuri teidän näköiseksi ja teille sopivaksi fyysiseksi tilaksi.

tilasuunnittelu_Elisa
Kohina suunnitteli Elisalle henkilöstöravintola Juurakon, jossa on huomioitu erilaiset ruokailijat ja mahdollisuudet hyödyntää tiloja myös työympäristönä.

3. Kirkasta tavoitteet

Tilasuunnittelun projektia vetävän on ensisijaisen tärkeä varmistaa, että johdolla on yhteisymmärrys siitä, mitä tilasuunnittelu ja muutos saa aikaan? Millaista muutosta yrityskulttuuriin halutaan tai miten olemassa olevaa halutaan vahvistaa? Mihin suuntaan organisaatiota halutaan ohjata pitkällä tähtäimellä? Tukevatko nykyiset tilat ja työkulttuuri teidän identiteettiä ja mahdollisen brändin ulottuvuuksia? Ketkä ovat oikeat avainhenkilöt projektin läpiviemiselle? Tavoitteiden kartoittaminen ja yhteisen käsityksen muodostaminen haluttavista elementeistä voi nopeuttaa projektin läpivientiä sekä näkyy myös kustannuksissa ja onnistuneessa lopputuloksessa.

 4. Osallista kollegat ja hallitse muutosta

Työtilojen muuttuminen tarjoaa myös luontevan kohdan kehittää työn tekemisen tapoja. Ihmislähtöinen tilasuunnittelu tunnistaa erilaiset työntekijäprofiilit, joiden pohjalta luodaan tilat palvelemaan inhimillisiä tarpeita. Onnistuneessa suunnitteluprosessissa toiminnot ovat suunnittelun perusta. Tilasuunnitteluprosessi onnistuu parhaiten ja tukee muutosta, kun käyttäjät on huomioitu jo alkuvaiheessa. Muutokset vaativat aina muutosjohtamista, ajoittain ulkopuolista, jotta kaikki löytävät samalle sivulle.

5. Selkeytä roolit ja viesti riittävästi

Selkeät roolit auttavat aina projektin läpivientiä. Ketkä ovat päätösasemassa ja millaisella hierkialla toimitaan? Määrittele projektitiimi ja kunkin tehtävä ja vastuut projektin aikana.

Viestintä on myös erityisen tärkeää muutoksen aikana. Välillä suurista hankkeista ei haluta kertoa henkilöstölle kuin vasta siinä vaiheessa, kun hanke starttaa. Silloin kun siitä halutaan kertoa, niin varmista yrityksessäsi, että kuka se yrityksessänne on.

6. Aikataulun sopiminen jo alussa

Tilasuunnittelu ja projektin läpivienti vaatii aikaa ja kaikkien asianomaisten saamista saman pöydän ääreen säännöllisin väliajoin. Suunnittelun ja muutoksen läpiviennin vaiheista ja aikatauluista on parasta sopia projektin alkuvaiheessa, jotta kaikilla on kalenterissa projektin kulku ja heiltä vaadittava aika. Projektit saattavat venyä sen vuoksi, että aikatauluja ei oltu sovittu tarpeeksi aikaisin.

Tilasuunnittelu_prosess
Tilasuunnittelun ja -muutoksen prosessi ja muistilista

 7. Kuuntele

Tilasuunnittelu koskettaa jokaista yksilöä, joten myös projektin aikana on tärkeää kuunnella kaikkia osapuolia ja ymmärtää, mistä heidän tarpeensa nousevat. Kuuntelu on tärkeää projektin alkuvaiheessa, sen aikana ja erityisesti sen lopuksi. Kuuntelemalla voit ymmärtää, miten projekti meni ja miten uudet tilat palvelevat heitä verrattuna aikaisempiin. Tilat elävät siellä tehtävän työn mukana ja sen vuoksi työnteon tapojen täytyy vastata toimintaa. Määrittele, kuka teillä vastaa työympäristöstä, jos teillä ei ole toimitila- tai kiinteistövastaavaa.

Lue myös Kuinka luoda hyvinvointia tukevat tilat?

Sujuuko teidän työnteko ja toimivatko tilat hyvin? Jos kaipaat apua tai haluat jutella teidän työympäristöstä, ota yhteyttä Annaan, 040 583 6004,

Teksti Kohinan palvelumuotoilija ja kehityspäällikkö Satu Heikinheimo.

Kuvat Kohina