Työympäristöjen muutos vuonna 2022 – mikä oikeasti muuttuu?
Viimeiset vuodet ovat olleet myllerryksen aikaa: pandemia vauhditti etätyöhön siirtymistä ja monessa yrityksessä herättiin pohtimaan toimiston ja muiden työympäristöjen, kuten kotitoimiston, tulevaisuutta. Maailman muuttuessa, myös työympäristöt muuttuvat jatkuvasti. Perinteisen toimiston rooli muuttuu ja vuodesta 2010 jatkunut monitilatoimistojen voittokulku saa hybriditoimistosta haastajan. Etä- ja läsnätyön yhdistämisestä eli niin sanotusta hybridityöstä on tullut monessa yrityksessä arkipäivää. Myös digiloikka on todennäköisesti tavoittanut kaikki, eikä vanhaan enää haluta palata.
Mikä sitten oikeasti muuttuu? Miten toimiston rooli kehittyy ja mitä uutta niin sanottu hybriditoimisto tuo työympäristöihin ja työn tekemiseen? Miten tätä muutosta johdetaan?
Hybridityö on jo täällä – miten teidän työympäristönne rakentavat työntekijäkokemusta?
Digitaalisuus, vastuullisuus, koronapandemia… Kaikille tutut suuret muutosvoimat jylläävät edelleen. Kuten aiemmin vastuullisuuden viemisessä yritysten strategiasta ja juhlapuheista käytäntöön, on sama työnsarka edessä työympäristöjen muutosten läpiviennissä. Kaksi edellistä vuotta on vietetty pandemian puitteissa pitkälti muutoksen pyörteissä ja perusasioiden, kuten työntekijöiden turvallisuuden ja etätyön mahdollistamisen, parissa. Tuoleja huputettiin, pöytiä poistettiin käytöstä ja työntekijöitä ohjeistettiin uuden tyyppiseen työntekoon. Lisäksi jo lähes 80 prosenttia suomalaisyrityksistä tarjoaa työntekijöilleen joustavia etätyökäytäntöjä(1).
Pidemmän aikavälin käytännön teot jäivät kuitenkin monessa yrityksessä odottamaan, ymmärrettävästi. Nyt on aika kääntää katse uuteen ja antaa itselle lupa visioida. Mitä juuri teidän työympäristönne voisi tarjota ja miten se linkittyy työntekijäkokemukseen ja brändiin? Mitä teidän työntekijänne toivovat, mikä heidät innostaa tulemaan toimistolle jatkossa? Alla muutama ehdotus.
Pääkonttori, hubeja, co-working: löydä oikea mix
Jatkossa työskennellään entistä selkeämmin eri paikoista käsin. Työtä tehdään paitsi viime vuoden aikana tutuksi tulleessa kotitoimistossa, myös esimerkiksi co-working -tiloissa ja kesämökeillä. Entistä useampi yritys harkitsee lisäksi niin sanotun satelliittitoimipisteen perustamista. Käytännössä tämä voi tarkoittaa sitä, että pääkonttorin lisäksi vuokrataan joustavia, pienempiä tiloja lähempää työntekijöiden koteja, jolloin arjen ja työn yhteensovittaminen helpottuu. Tiedätkö, missä teidän työntekijänne asuvat? Voisitteko harkita esimerkiksi pienemmän ns. satelliittitoimipisteen perustamista työntekijöiden työmatkojen solmukohtaan? Entä miten varmistetaan yrityskulttuurin kehittyminen, jos kaikki ovat eri paikoissa eri aikaan?
Toisaalta toimistolla tarvittavien paikkojen määrä vähenee, kun siellä ei enää työskennellä jokaisena työpäivänä viikossa. Yhä useammassa yrityksessä luovutaan omista nimetyistä työpisteistä, vähennetään työpisteiden määrää ja siirrytään kohti liikkuvampaa työskentelymallia myös toimiston sisällä.Hybriditoimistojen suunnittelussa saavutetaan merkittäviä säästöjä neliöissä ja toimitilakustannuksissa, ja työpisteiltä vapautuvaa tilaa käytetään sellaisten tilojen ja funktioiden rakentamiseen, joita ei kotoa löydy.
Tällaisia ovat esimerkiksi projekti- ja tiimityötilat, kohtaamisia tukevat taukotilat sekä hiljaiseen työhön ja vetäytymiseen tarkoitetut tilat. Digitaaliseen vuorovaikutukseen, kuten Teams-palavereihin, soveltuvia tiloja ei myöskään pidä unohtaa. Mikä olisi villeintä, mitä teidän toimistolla voisi tehdä? Entä millainen työympäristö palvelee jatkossa teitä parhaiten?
Rakennuksen sisäpuolen lisäksi on tärkeä myös miettiä sitä, minkälaisella alueelle haluaisitte sijoittua, ja miten alueen palvelut tukevat henkilöstönne arkea.
<3 kollegat – toimiston rooli yhteistyön ja kohtaamisten paikkana korostuu
Tuottavuus ei näyttäisi kärsineen etä- ja hybridityön myötä. Tiimien yhtenäisyys ja innovatiivisuus sen sijaan eivät ole yhtä helposti hallittavissa: yli 40 prosenttia suomalaisjohtajista on törmännyt haasteisiin vahvan yrityskulttuurin ja tiimihengen ylläpitämisessä(1).
Etätyön tekeminen voi käydä yksinäiseksi. Teams-kahvit, digijumpat ja muut yhteiset hetket ovat tärkeitä, mutta eivät korvaa kasvokkaisia kohtaamisia ja yhteistä innovointia.Vapaamuotoinen vuorovaikutus, kahvitauot ja lounaat kollegoiden kanssa ovat tärkeitä, niiden lisäksi kaivataan selvästi pidemmän aikavälin suunnittelua ja myös naapuriyksikön kollegoiden tapaamista.
Toimistolle tullaankin jatkossa ennen kaikkea tapaamaan kollegoita ja työstämään yhteistä ideointia ja kehitystyötä vaativia työtehtäviä. Monitilatoimiston ajatus siilojen rikkomisesta ei siis ole vielä kuopattu, vaan työ yhteisöllisyyden tukemiseksi jatkuu. Myös toiveet entistä muunneltavammasta työympäristöstä jatkavat voittokulkuaan. Toimistojen huonejakojen ja kalustuksen kannalta työn painopisteen muutos ei kuitenkaan välttämättä vaadi kalliita investointeja.
Kevyemmilläkin muutoksilla pääsee alkuun. Esimerkiksi kokoushuoneiden jäykät pöydät voi korvata muunneltavammilla ratkaisuilla, lisätä seinille piirtopintoja yhteiseen ideointiin ja tarkistaa, että Teams-puheluille on varattu oma tilansa työrauhan takaamiseksi. Myös työympäristön yhteiset käytännöt kannattaa tuplatsekata – ovatko kaikki samaa mieltä siitä, miten missäkin tilassa toimitaan ja ovatko nämä ohjeistukset selkeästi näkyvillä?
Tuntuuko, että vaihtoehtoja on liikaa, etkä tiedä mistä aloittaa? Ei hätää, kokosimme alle listan tärkeimmistä muistettavista asioista hybridityön aikakautena.
Työympäristöt muuttuvat vauhdilla – huomioi nämä jatkossa:
- Tutki, miten ja missä teillä tehdään työtä. Entä tarvitaanko todella kaikille edelleen omat paikat ja miltä toimiston ja työpisteiden käyttöaste todellisuudessa vaikuttaa. Esimerkiksi kyselyin ja sensorein voi selvittää, mitä työtiloja käytetään ja mitä ei.
- Mieti, mitä haluatte työympäristöllänne viestittää. Ideoikaa yhdessä tapoja kehittää työn tekemistä ja tiloja hybridityöhön ja teidän ihmisille sopiviksi.
- Tarkista, tukeeko toimistonne yhteistyötä. Saavatko etänä ja läsnä kokouksiin osallistuvat saman kokemuksen? Onko Teams-puheluita varten vetäytymistiloja? Onko toimistolla riittävästi yhteistä ideointia tukevia piirtopintoja ja -näyttöjä?
- Vie muutokset käytäntöön, ihmisiä osallistaen ja palautetta keräten. Kaikkea ei tarvitse muuttaa heti – kerää projektitiimi ja testaa ideoita pilotein esimerkiksi yhdessä kerroksessa.
- Anna itsellesi ja muille lupa innostua. Tuulipukukansana tunnetut suomalaiset arvostavat esimerkiksi etätyön mukanaan tuomaa rennompaa dresscodea: 81 % suomalaisista arvostaa etätyössä mahdollisuutta pukeutua rennosti, kun muualla Euroopassa samoin koki 68 % vastaajista(1). Mitä muita tunteisiin vetoavia ja rennompaa yrityskulttuuria tukevia käytäntöjä teidän yrityksessä voisi ottaa käyttöön?
Jos kaipaat lisää ideoita siitä, miten lähteä liikkeelle, lukaise tämä Viestimedian työympäristömuutosta käsittelevä artikkelimme. Jos taas pohditte vielä käytännönläheisiä muutoksia hygienian ja turvallisuuden suhteen, kannattaa tutustua tähän blogitekstiin.
Voimmeko auttaa teidän työympäristönne muutoksessa? Jos kaipaat asiantuntijaa avuksi muutoksen hallinnassa, ota yhteyttä Susannaan.
kuva Kohina, 3D-mallinnus hybridiajan toimistosta
(1) Microsoftin 2020 teettämä kysely etätyötavoista ja tulevaisuuden työnteosta Boston Consulting Groupilla ja KRC Researchilla
